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AVISO IMPORTANTE!

Quienes desarrollamos este sitio ponemos en conocimiento de nuestros suscriptores y amigos que, después de más de 8 años de trayectoria aportando información y compartiendo conocimientos con las Pymes, hemos decidido PONERLA EN VENTA.

Por múltiples razones hemos tomado esta decisión. A quienes les interese la propuesta deben ponerse en contacto con nosotros manifestando su intención, escribiendo a GRACIAS

Los usuarios de correo electrónico, es decir, el mundo en el que vives, se pueden dividir en dos grupos: los que “revisan” y los que “procesan” Si eres una persona curiosa, y el tema te interesa, podrías hacerte, ya, la pregunta: ¿revisas o procesas?



Si tu respuesta es “procesas” te felicito y, además, te sugiero que dejes de leer. Lo que sigue no te va a ayudar. Elige ser productivo y dedica tu atención a otra cosa.

Por el contrario si tu respuesta es “reviso”, te recomiendo inviertas dos minutos que pueden ayudarte a plantearte una forma distinta de relacionarte con tu Bandeja de Entrada (BE) de correo-e.

Clarifiquemos a qué llamamos cada cosa.

Revisar correo-e

Revisar el correo-e entrante es una tarea que consiste en explorar con rapidez el/los mensajes recibidos en la BE y decidir en ese momento qué hago con ellos.

Se compone de un máximo de tres acciones:

1. Lectura rápida del/los mensajes, muchas veces de forma diagonal.
2. Decisión de contestar/no contestar ahora (utilizando criterios de importancia/urgencia).
3. Si la decisión es contestar: realizar la respuesta (otro correo-e, llamada, etc.)

La tarea de revisar termina aquí.

Procesar correo-e

Procesar correo-e entrante es una tarea que consiste en “accionar” tus mensajes y dejar tu BE vacía. Se compone de un máximo de cuatro acciones para cada mensaje:

1. Leer el mensaje que aparece en lo alto de tu BE y decidir si merece respuesta.
2. En caso negativo (spam, propaganda no interesante, etc.): eliminarlo. En caso positivo: evaluar si la respuesta te llevará más de dos minutos.
3. En caso negativo: responder inmediatamente. En caso positivo: extraer la “acción” que contiene (solicitud de cita, envío de información, etc.) e incluirla en tu LTP o Lista de Tareas Pendientes (si no tiene una fecha/hora definida) o en tu Calendario (si la tiene). 4. En cualquiera de todos los casos anteriores, ya puedes sacar el correo-e de la BE: eliminarlo (si no tiene valor posterior) o archivarlo (si lo tiene).

Cuando terminas de procesar has:

1. Accionado (convertido en acción) todos tus mensajes.
2. Ejecutado todos los de menos de 2´.
3. Clasificado esas acciones según su fecha de ejecución (Calendario o LTP).
4. Vaciado completamente tu BE (eliminados y archivados).

¿Qué gano con procesar?

La lista de beneficios es larga. Uno de los citados en primer lugar es: “gano control”

En este contexto ganar control significa, para los usuarios que lo han conseguido:

1. Sosiego. Sensación de paz y relajación asociada al riesgo mínimo de que me exploten crisis y emergencias.
2. Proactividad. Elijo las acciones que quiero realizar y el momento de su realización. Aseguro que priorizo las acciones que conforman mis Objetivos. Tengo visión panorámica de mis acciones. Me siento “autor” (no sólo intérprete).
3. Concentración. Empiezo y termino (completo) mis acciones, facilitando el logro de mis Objetivos y la colaboración con los remitentes.
4. Aseguro la ejecución de las acciones importantes, lo que incrementa mi satisfacción.
5.Puedes escapar de tu 24/7. No reviso (porque ya no necesito) correo-e por las noches, fines de semana o vacaciones.

En definitiva, sólo cuando procesas incrementas tu productividad personal.

Fragmento adaptado de Jaime Bacás para Senderos de Productividad


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