Llevamos tanto tiempo utilizando el correo electrónico que ni siquiera pensamos cómo lo usamos. Forma parte integral de nuestro trabajo y nuestra vida privada, pero la verdad es que, a juzgar por lo que veo todos los días, la mayoría de las personas no saben utilizar esta potente herramienta de una forma efectiva.




Después de muchos años enviando, pero sobre todo recibiendo correos electrónicos, he logrado sistematizar un conjunto de siete reglas para transmitir mensajes de forma óptima. Así, no sólo consigo transmitir lo que quiero, sino que los destinatarios de mis correos se sienten agradecidos por no hacerles perder su tiempo.

1. Escribe correctamente. Escribir sin faltas de ortografía, con buena puntuación y con cierta estructura no es un capricho. Yo he llegado a borrar correos porque no he sido capaz de entender lo que querían decir o, simplemente, porque no estaba dispuesto a perder el tiempo en descifrar su “mensaje oculto”. Una cosa es cometer algún error ortográfico, y otra muy distinta escribir un bloque de 37 líneas sin comas ni puntos, y todo en letras mayúsculas –¿os suena de algo este tipo de correos? Cuanto mejor escrito esté tu mensaje, más probable será que el destinatario entienda lo que quieres decirle a la primera.

2. Utiliza asuntos descriptivos. Lo primero que leerá el destinatario del correo será el asunto, así que no debes desaprovechar la oportunidad de resumir tu propósito en esta línea. Yo escribo habitualmente muchos correos para los que ni siquiera tengo que escribir el cuerpo del mensaje, porque todo está en el asunto. Por ejemplo, si trabajo en una empresa llamada Químicos SA y quiero confirmar el pedido de una mesa de oficina de acuerdo a un presupuesto anterior con número P1234, en lugar de poner un asunto del tipo “Pedido mesa”, yo escribo “Confirmación pedido c/ presup P1234 – Quimicos SA” –y le adjunto el presupuesto en cuestión. Sin abrir el correo, con sólo mirar el asunto, el receptor ya sabe lo que tiene que hacer.

3. Evita los formatos de texto. Las imágenes de fondo, las letras de diferentes tamaños y colores, y las tipografías rocambolescas, además de hacerte perder el tiempo son muy molestas y distraen del objetivo principal del correo: transmitir eficientemente tu mensaje. Utiliza fuentes sin serifa –como la Arial– ya que son mucho más fáciles de leer en la pantalla de un ordenador, y aplica tamaños suficientemente grandes como para no tener que forzar la vista. A lo sumo, utiliza negritas para resaltar alguna idea importante.

4. Sé breve y ve al grano. Como dice mi mujer, “si tienes que dar la hora, no cuentes la historia del Big Ben”. Cuanto más corto sea el cuerpo del mensaje, más probabilidades tendrás de que capten tu mensaje a la primera –y en muchos casos, evitarás que lo borren sin leer. Si lo que tienes que decir se parece más a un informe, o va a ocupar más de una página impresa, es mejor crear un documento separado, adjuntarlo (o ponerlo en un servidor de red), y hacer referencia a él en el cuerpo del mensaje. Así, el destinatario sabrá inmediatamente de qué se trata, y podrá decidir cuándo y cómo procesar su contenido.

5. No seas demasiado cortés. Un correo debe transmitir un mensaje valioso. Responder correos con un simple “Gracias” es desperdiciar tu tiempo, el tiempo del destimatario, y recursos informáticos. Yo siempre asumo que quien recibe una información que espera o necesita, está agradecido por ello. No es necesario que me lo diga. Sólo respondo correos brevemente cuando la otra parte está esperando un acuse de recibo.

6. Cuida lo que adjuntas. Antes de adjuntar un archivo, primero asegúrate de que no puedes colocarlo en un lugar accesible también por el destinatario. Y si no es posible, al menos procura comprimirlo. El destinatario te lo agradecerá horrores cuando no le hagas esperar a que se baje un archivo adjunto de 12 MB que podrías haber comprimido, copiado en el servidor de la oficina, o enviado en forma de enlace porque está disponible en alguna dirección de Internet.

7. Cuida a quien copias. Cada día es más común enviar copia de los correos a varias personas, además del destinatario principal. Algunos incluso ya le dan clic a “responder a todos” de forma automática. Si ya es molesto recibir correos mal redactados, con archivos pesados, lleno de formatos estridentes, o lleno de “paja”, peor aún es recibirlos cuando no te interesan. Piensa en los demás y copia sólo a aquellos que de verdad puedan obtener algún valor de lo que envías.

Escrito por: Jero Sánchez
Fuente: http://elgachupas.com/